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Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community
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Beurteilen Sie die Aufgabe und das Team
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Kommunizieren Sie klar und setzen Sie Erwartungen
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Überwachen und unterstützen Sie den Fortschritt
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Bewerten und überprüfen Sie das Ergebnis
Fügen Sie als Erste:r Ihre persönliche Berufserfahrung hinzu
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Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten
Das Delegieren von Aufgaben ist eine Schlüsselkompetenz für Personalmanager, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Wie können Sie sicherstellen, dass die Aufgaben, die Sie Ihren Teammitgliedern zuweisen, ordnungsgemäß ausgeführt werden, ohne die Vertraulichkeit und Sicherheit sensibler Informationen zu gefährden? Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, effektiv und sicher zu delegieren.
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- Capt. Ninad Sharad Mhatre Managing Director @ ZEABORN | Institute of Directors
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- Vedansh Dubey Senior Executive HRBP | LinkedIn Top HR - Leadership Voice | Top 10 B-School Leader Unstop India, Rank-1 XIMB | Nat’l…
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- Ahmad Rasmi Mustafa PMP | PBA | IT Data Maestro | GIS Aficionado | CAFM Knowledge | Elevating Projects with Expertise and Passion
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1 Beurteilen Sie die Aufgabe und das Team
Bevor Sie eine Aufgabe delegieren, müssen Sie deren Art und Umfang sowie die Fähigkeiten und die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Teammitglieder bewerten. Einige Aufgaben erfordern möglicherweise mehr Vertraulichkeit und Sicherheit als andere, z. B. der Umgang mit personenbezogenen Daten, Finanzunterlagen oder Geschäftsgeheimnissen. Sie müssen auch das Kompetenz- und Erfahrungsniveau Ihrer Teammitglieder und ihren Zugang zu den erforderlichen Ressourcen und Tools berücksichtigen. Wählen Sie die am besten geeignete Person für die Aufgabe aus, basierend auf ihren Fähigkeiten, ihrer Verfügbarkeit und ihrer Zuverlässigkeit.
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- Capt. Ninad Sharad Mhatre Managing Director @ ZEABORN | Institute of Directors
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Choosing trustworthy people is key. Give clear instructions to the team on maintaining confidentiality - and compartmentalize tasks among different personnel to keep sensitive information contained.
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Delegating tasks while ensuring confidentiality and security involves a systematic approach. One of things I've found helpful is defining the scope of tasks to be delegated, considering sensitivity levels. Provide clear instructions, emphasizing the importance of confidentiality. Allocate access rights and permissions only necessary for task completion. Implement encryption tools or secure communication channels for sensitive information transfer. Regularly review and monitor delegated tasks to ensure compliance with confidentiality protocols. And finally, conduct training on data handling and confidentiality for the team involved in task delegation.Hope this is helpful.
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It is imperative to assess the team's capabilities before assigning tasks, as this proactive step helps prevent potential issues that may arise from allocating tasks to teams lacking the necessary skills or expertise.
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2 Kommunizieren Sie klar und setzen Sie Erwartungen
Sobald Sie die Person ausgewählt haben, an die Sie die Aufgabe delegieren möchten, müssen Sie klar kommunizieren und Erwartungen setzen. Erklären Sie den Zweck, die Ziele und die Fristen der Aufgabe und wie sie in das Gesamtbild passt. Geben Sie alle relevanten Informationen, Anweisungen oder Rückmeldungen, die ihnen bei der Erledigung der Aufgabe helfen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass sie die Vertraulichkeits- und Sicherheitsanforderungen der Aufgabe sowie die Folgen eines Verstoßes gegen diese verstehen. Zum Beispiel müssen Sie sie möglicherweise bitten, eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen, eine sichere Plattform zu verwenden oder ihre Dateien zu verschlüsseln.
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Effective communication and setting clear expectations are crucial leadership skills. It is essential for a leader to articulate tasks clearly to their team and to establish a foundation for ongoing communication. Regularly checking in and building on positive progress through negotiation ensures the team is consistently moving in the right direction.
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3 Überwachen und unterstützen Sie den Fortschritt
Nachdem Sie die Aufgabe delegiert haben, müssen Sie den Fortschritt Ihres Teammitglieds überwachen und unterstützen. Führen Sie kein Mikromanagement durch oder stören Sie ihre Arbeit, sondern melden Sie sich regelmäßig und bieten Sie bei Bedarf Anleitung oder Unterstützung an. Sie können verschiedene Methoden verwenden, um den Fortschritt zu verfolgen, z. B. Berichte, Besprechungen oder Onlinetools. Sie können auch Feedback und Anerkennung geben, um sie zu motivieren und zu ermutigen. Sie müssen jedoch auch ihre Privatsphäre und Autonomie respektieren und vermeiden, ohne ihre Erlaubnis oder Zustimmung auf ihre Arbeit zuzugreifen oder sie zu teilen.
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The purpose of monitoring goes beyond ensuring that task execution is on the right track. It also serves as an opportunity to open discussions on potential improvements that can positively impact the output or enhance team performance.
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4 Bewerten und überprüfen Sie das Ergebnis
Schließlich müssen Sie das Ergebnis der delegierten Aufgabe bewerten und überprüfen. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit den Erwartungen und Standards und erkennen Sie die Erfolge und Herausforderungen an. Besprechen Sie alle Fragen oder Probleme, die während des Prozesses aufgetreten sind, und wie sie gelöst oder verhindert wurden. Überprüfen Sie auch die Vertraulichkeits- und Sicherheitsmaßnahmen, die ergriffen wurden, und ob sie wirksam waren oder nicht. Sie können auch Ihr Teammitglied um Feedback bitten und von seinen Erfahrungen und Perspektiven lernen. Auf diese Weise können Sie Ihre Delegationsfähigkeiten verbessern und Vertrauen und eine Beziehung zu Ihrem Team aufbauen.
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5 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten
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- Capt. Ninad Sharad Mhatre Managing Director @ ZEABORN | Institute of Directors
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Carry our smaller test projects to check the team’s ability to maintain discretion, before progressing to the high-profile assignments. Divide work / compartmentalize tasks and let personnel report separately to you with their assigned tasks/reports, so that you can collate all the data and compile the final report - this way, only you will be seeing the complete picture - one way to maintain confidentiality.
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- Vedansh Dubey Senior Executive HRBP | LinkedIn Top HR - Leadership Voice | Top 10 B-School Leader Unstop India, Rank-1 XIMB | Nat’l Winner TATA Steel-a-thon | XIMB-HR'23 | Nat’l Runner up Capgemini WOrkathon | Wipro(PPO) | Ex-TCS
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When delegating confidential task it is very crucial to set the expectations and objectives with guidelines. There should be clear communication on why that task is confidential and what impact it can make in case of any mishandling. When these are set up the members should be trained to work without disclosing the data using proper tools and procedures. That will ensure data security and proper monitoring.
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People Management
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